BIURO RACHUNKOWE XL KSIĘGOWOŚĆ KRAKÓW, PRĄDNIK BIAŁY
KOMPLEKSOWE USŁUGI KSIĘGOWE - PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ, PAYROLL, OUTSOURCING

W nowelizacji Ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2013r. poz.1608) pojawiła się definicja faktury elektronicznej. Zgodnie z art.2 pkt 31 znowelizowanej ustawy, fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, a fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art.2 pkt 32).

Fakturą elektroniczną będzie:

  • e-mail z załączonym plikiem PDF,
  • faks wysłany na adres e-mail,
  • plik z fakturą udostępniony do pobrania przez nabywcę na portalu internetowym (bezpieczne logowanie),
  • jak również dokument w formie papierowej, który został zeskanowany i wysłany na e-mail.

W wydanej dnia 26 marca 2013 roku Interpretacji Indywidualnej IPTPP4/443-863/12-4/BM (dostępnej na sip.mf.gov.pl) organ skarbowy wyjaśnia:

(...)Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF, a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e-mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną email, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.(...).

Niezależnie od formy wystawienia faktury (papierowej czy elektronicznej) art.106e ustawy o VAT precyzuje, co powinna ona zawierać:

  1. datę wystawienia,
  2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit.a,
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit.b,
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art.106b ust.1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  12. stawkę podatku,
  13. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwotę należności ogółem,

oraz inne dane wymienione w art.106e od pkt 16 do pkt 24 ustawy o VAT.

Sposób dostarczania e-faktur:

  • przesłanie jako wiadomość e-mail,
  • udostępnienie za pośrednictwem portalu internetowego,
  • w postaci bezpiecznego połączenia (udostępniane na serwerze).

Moment odbioru e-faktur tj. moment, w którym odbiorca faktury mógł zapoznać się z jej treścią np:

  • wpływ wiadomości e-mail z e-fakturą na serwer poczty odbiorcy,
  • pobranie e-faktury z portalu internetowego.

Zgodnie z art.106n ust.1 Ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy nie precyzują w jakiej formie ma nastąpić akceptacja – papierowej, elektronicznej, ustnej, czy nawet w postaci zapłaty za fakturę, którą nabywca otrzymał drogą elektroniczną (to też jest forma akceptacji). Najlepszą formą, która nie budzi wątpliwości jest wyrażenie zgody na piśmie lub w postacie wiadomości e-mail. Należy pamiętać, aby w sytuacji braku zapłaty za e-fakturę lub sprzeciwu nabywcy zaprzestać wysyłania, czy udostępniania faktur elektronicznych i powrócić do wystawiania faktury papierowej.

Sprawa akceptacji e-faktur stała się przedmiotem interpretacji indywidualnych dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (sip.mf.gov.pl):

Interpretacja z 3 kwietnia 2013 roku Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi sygnatura nr IPTPP2/443-51/13-2/JN

Interpretacja z 16 maja 2013 roku Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygnatura nr IPPP2/443-157/13-2/JW.

Termin przechowywania e-faktur - jednakowy dla wszystkich faktur tj. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art.112 ustawy o VAT i art.86 Ordynacji podatkowej).

Sposób przechowywania e-faktur - ustawa nie podaje wprost sposobu przechowywania e-faktur czy faktur papierowych, ale zgodnie z art.106m ustawy o VAT na podatniku spoczywa obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury, czyli podatnik ma udowodnić, że faktury są prawdziwe i nie zmieniono na nich danych.

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczek).